Samþykktir

1.0. Nafn félagsins og heimilisfang.

Nafn félagsins er Félag hljómplötuframleiðenda, skammstafað FHF, hér eftir nefnt félagið.

Heimilis- og varnarþing er í Reykjavík.

2.0. Hlutverk.

Félagið er hagsmunasamtök hljóðrita- og hljómplötuframleiðenda með lögheimili á Íslandi. Það er ekki rekið í hagnaðarskyni.

Meginhlutverk félagsins er:

a) að stuðla að samstöðu í greininni og gæta sameiginlegra hagsmuna og réttinda þeirra sem framleiða hljómplötur og hljóðrit og vera þannig málsvari gagnvart löggjafarvaldinu, hinu opinbera, erlendum samtökum hljómplötuframleiðenda, höfundaréttarsamtökum, samtökum flytjenda, útvarps- og sjónvarpsstöðvum og öðrum notendum hljóðrita og hljómplatna.

b) að vera ráðgefandi varðandi framleiðslu, lagasetningu, höfundarétt, dómsmál, opinber gjöld og annað í tengslum við útgáfu hljóðrita og hljómplatna.

c) að sporna við ólöglegri notkun útgefinna hljóðrita og hljómplatna og hljóðrita, þ.á.m. ólöglegri dreifingu.

d) að standa að ýmsum sameiginlegum verkefnum innan greinarinnar bæði hvað snertir markaðs- og kynningarmál, og önnur mál sem félagsmenn ákveða hverju sinni.

e) að taka við greiðslum, og ráðstafa þeim til aðila að félaginu eftir gildandi úthlutunarreglum sem samþykktar hafa verið af félags- eða aðalfundi.

f) Að koma fram fyrir hönd aðila að félaginu gagnvart Sambandi flytjenda og hljómplötuframleiðenda (SFH), Innheimtumiðstöð gjalda (IHM) og Alþjóðasamtökum hljómplötuframleiðenda, International Federation of the Phonographic Industry ( IFPI) og öðrum hagsmunasamtökum sem félagið kann að verða aðili að.

3.0 Aðild.

Aðilar að félaginu geta orðið allir hljóðrita- eða hljómplötuframleiðendur, fyrirtæki eða einstaklingar, sem stunda útgáfustarfsemi og/eða eru handhafar útgáfu- og/eða flutningsréttinda.

Aðild getur verið annað hvort full aðild eða aukaaðild. Umsóknir um aðild berist stjórn félagsins og skal í umsókn tilgreina starfsemi umsækjanda og umfang hennar.

Stjórn félagsins fjallar um umsóknir um aðild og samþykkir eða hafnar eftir atvikum. Ástæða höfnunar getur einungis verið sú að umsækjandi uppfylli ekki ofangreind skilyrði eða að hann hafi með óumdeildum hætti unnið gegn hagsmunum félagsins og félagsmanna almennt. Ákvörðun stjórnar um höfnun má skjóta til aðalfundar, sé það gert skriflega innan tveggja vikna frá móttöku tilkynningarinnar.

3.1 Full aðild.

Fullri aðild fylgir réttur til atkvæðis á aðalfundi og félagsfundum félagsins. Aðilar að félaginu með fulla aðild geta orðið hljóðrita- eða hljómplötuframleiðendur, fyrirtæki eða einstaklingar, sem stunda reglubundna útgáfustarfsemi eða eru handhafar útgáfu- og/eða flutningsréttinda og uppfylla eftirtalin skilyrði:

i) að hafa hlotið hið minnsta 0,5% þeirrar upphæðar sem félagið greiddi til félagsmanna sinna í öllum úthlutunum félagsins á undangengnu almanaksári.

ii) að hafa gefið út hið minnsta 60 mínútur af nýjum hljóðritum á undangengnum 36 mánuðum.

iii) að hafa átt aðild að félaginu í hið minnsta 24 mánuði.

Nái félagsmaður stöðu félagsmanns með fulla aðild, með uppfyllingu ofangreindra skilyrða, skal hann halda þeirri stöðu í tvö ár, óháð uppfyllingu skilyrða á seinna ári. Á þriðja ári þarf félagsmaður aftur að standast að fullu ofangreind skilyrði til að halda fullri aðild og skal aftur halda stöðunni í tvö ár, óháð uppfyllingu skilyrða á fjórða ári o.s.frv. Atkvæðafjöldi hans skal þó ávallt reiknast samkvæmt grein 4.1.

Nái félagsmaður, aftur eða í fyrsta sinn, stöðu félagsmanns með fulla aðild skal honum það tilkynnt hið minnsta 14 dögum fyrir aðalfund og honum gefið færi á að staðfesta stöðu sína hvað varðar atkvæðarétt og aukin félagsgjöld. Staðfesti hann ekki skal hann ekki teljast félagsmaður með fulla aðild.

Í fullri aðild að félaginu felst félagsaðild að alþjóðasamtökum hljómplötuframleiðenda í London, International Federation of the Phonographic Industry. Mun skrifstofa félagsins geta aðstoðað félagsmenn við samskipti við IFPI.

3.2. Aukaaðild.

Aðilar að félaginu sem ekki hafa fulla aðild teljast hafa aukaaðild. Aðilar með aukaaðild hafa tillögurétt og málfrelsi á fundum félagsins en ekki atkvæðisrétt.

3.3. Úrsögn.

Úrsögn þarf að fara fram skriflega og berast skrifstofu félagsins með minnst þriggja mánaða fyrirvara miðað við 1. janúar.

4.0. Aðalfundur.

Dagskrá aðalfundar skal vera eftirfarandi:

Skýrsla stjórnar og framkvæmdastjóra fyrir liðið ár.
Afgreiðsla endurskoðaðra reikninga félagsins fyrir liðið ár.
Kosning formanns og 4 meðstjórnarmanna, sem tilnefna hver sinn varamann í stjórn.
Kosning enduskoðunarfirma eða endurskoðanda og eins félagskjörins skoðunarmanns.
Laun stjórnarmanna og önnur hlunnindi þeirra ef slíku er til að dreifa svo og laun skoðunarmanna.
Félagsgjöld.
Ákvörðun um félagsleg verkefni.
Ákvörðun um ávöxtun tekna.
Ákvörðun um meðferð óúthlutaðs fjár.
Önnur mál.

4.1. Atkvæðisréttur.

Aðalfundur er æðsta vald í stjórn félagsins. 100 gild atkvæði eru á aðalfundi og félagsfundi. Félagsmenn með fulla aðild hafa atkvæðisrétt.

Atkvæðafjöldi hvers félagsmanns með fulla aðild er meðaltala tveggja þátta:

a) Einum(1) deilt með fjölda félagsmanna með fulla aðild

b) hlutdeild félagsmanns með fulla aðild í þeirri heildarupphæð sem félagið greiddi til félagsmanna með fulla aðild í öllum úthlutunum félagsins á undangengnu almanaksári. Sjá dæmi í viðauka.

Meirihluti greiddra atkvæða og samþykki minnst þriggja þeirra félagsmanna sem kusu þarf að liggja að baki hverri samþykkt á fundi að undanskildum ákvörðunum um breytingar á samþykktum og félagsslitum í grein 17.0. Atkvæðagreiðsla fer fram með handauppréttingu, nema einhver félagsmanna krefjist skriflegrar atkvæðagreiðslu.

Félagsmanni er heimilt að fela öðrum félagsmanni skriflegt umboð til að greiða atkvæði fyrir sína hönd á fundi. Hver félagsmaður getur einungis farið með atkvæðisrétt eins annars félagsmanns.

Nýti félagsmaður ekki atkvæðisrétt sinn skal hann teljast hafa setið hjá.

Félagsmaður, sem ekki hefur greitt gjaldfallið félagsgjald til félagsins hefur ekki atkvæðisrétt.

4.2. Tilkynning um aðalfund.

Formaður félagsins skal boða til aðalfundar með minnst tveggja vikna fyrirvara og mest fjögurra vikna fyrirvara. Skal boð vera skriflegt og sendast öllum félagsmönnum ásamt dagskrá fundarins.

Óski félagi að leggja fram á aðalfundi tillögu til afgreiðslu, skal gera það skriflega og senda skrifstofu félagsins tillöguna í síðasta lagi viku fyrir aðalfund.

4.3. Stjórn aðalfundar og fundarritun.

Á aðalfundi skal kjósa fundarstjóra og fundarritara, sem skráir fundargerð. Formaður stjórnar og fundarritari senda að loknum aðalfundinum út fundargerð til allra aðila að félaginu.

5.0. Félagsfundur.

Stefnt skal að því að halda félagsfund eigi sjaldnar en árlega samkvæmt ákvörðun stjórnar. Unnt er þar að koma á framfæri ábendingum til stjórnar.

Boða skal skriflega til fundarins með dagskrá með minnst einnar viku fyrirvara. Tillögur að málum á dagskrá félagsfundar skulu berast stjórninni.

Atkvæðavægi í atkvæðagreiðslu á félagsfundum skal vera hið sama og á síðasta aðalfundi.

Að loknum félagsfundi skal öllum aðilum send fundargerð. Ef athugasemdir berast ekki innan 2ja vikna skoðast hún samþykkt.

6.0. Stjórn.

Milli aðalfunda annast stjórn félagsins stjórn þess. Stjórnin skal skipuð fimm fulltrúum félagsmanna með fulla aðild. Stjórn skal kjörin á hverju ári á aðalfundi félagsins og skal formaður kosinn sérstaklega. Stjórnarmenn tilnefna á aðalfundi hver sinn varamann.

Nemi úthlutað fé til félagsmanns meira en 35 % af heildarúthlutun sem úthlutað er hjá félaginu fyrir síðasta ár samkvæmt gildandi úthlutunarreglum skal viðkomandi félagsmanni gefast kostur á að skipa einn mann í stjórn félagsins.

Nemi úthlutað fé til félagsmanns meira en 50 % af heildarúthlutun sem úthlutað er hjá félaginu fyrir síðasta ár samkvæmt gildandi úthlutunarreglum skal viðkomandi félagsmanni gefast kostur á að skipa tvo menn í stjórn félagsins.

Stjórnarformaður boðar til minnst tveggja stjórnarfunda á ári í samráði við stjórnarmenn.

Stjórnarfundir eru ákvörðunarhæfir þegar minnst þrír stjórnarmanna sækja fundinn. Hver stjórnarmaður hefur eitt atkvæði á stjórnarfundi og ræður afl atkvæða úrslitum mála. Komi til þess að atkvæðagreiðsla á stjórnarfundi skili jafnri niðurstöðu skal atkvæði formanns hafa tvöfalt gildi svo niðurstaða fáist.

Stjórn tilnefnir fulltrúa félagsins í stjórn SFH, IHM og á ársfund IFPI.

7.0. Rekstur.

Af heildartekjum skal fyrst greiða allan rekstrarkostnað félagsins.

Af því fé, sem þá verður eftir, skal úthluta til einstakra framleiðenda, hvort sem þeir eru innan eða utan félagsins, í samræmi við flutningsrétt viðkomandi, eftir þeim úthlutunarreglum sem gilda hverju sinni í samræmi við reglur hliðstæðra samtaka í aðildarríkjum Rómarsáttmálans.

Í reglunum má af hagkvæmnisástæðum kveða á um einföldun úthlutunar til innlendra og erlendra rétthafa í samræmi við hefðir sem skapast hafa í því efni.

Úthlutun fer fram að minnsta kosti einu sinni á ári í síðasta lagi 9 mánuðum eftir lok næstliðins árs. Kostnaður við úthlutunarútreikning og aðra úthlutunarvinnu greiðist samkvæmt úthlutunarreglum.

Stjórn félagsins setur nánari reglur um úthlutun til rétthafa. Í þeim reglum skal m.a. kveða á um hvaða ráðstafanir félagið muni viðhafa til að bera kennsl á rétthafa og hafa uppi á þeim hafi það ekki tekist innan framangreinds 9 mánaða frest. Stjórn félagsins hefur úrskurðarvald um réttmæti útreiknings á réttindamagni.

Þegar úthlutun er ekki möguleg innan frestsins vegna þess að ekki er vitað hverjir rétthafar eru eða ekki er hægt að hafa uppi á þeim skal viðkomandi fjárhæðum haldið aðgreindum í bókhaldi félagsins.
Félagið skal gera allar nauðsynlegar ráðstafanir til að bera kennsl á rétthafa og hafa uppi á þeim í þeim tilvikum sem skýrslur um notkun hljóðrita gera það mögulegt. Við mat á hvað teljist nauðsynlegar ráðstafanir skal höfð hliðsjón af fjárhagslegum hagsmunum rétthafans, tilvist upplýsingaveitna sem hægt væri að nýta sem og kostnaði við mögulega leit.

Heimilt er að ákveða að hluti af innheimtum tekjum sem ekki verður með sanngirni úthlutað á grundvelli flutningstíma megi ráðstafa til sameiginlegra verkefna.

Athugasemdir við úthlutun félagsins ber að senda skrifstofu félagsins innan þriggja mánaða frá því að tilkynning um úthlutun var send rétthafa, og er félaginu ekki skylt að taka til greina athugasemdir við úthlutun, þær er síðar koma fram.

Reikningsár félagsins er almanaksárið.

Ársreikningur félagsins skal endurskoðaður ár hvert af löggiltum endurskoðanda og kjörnum skoðunarmanni félagsins, en þeir skulu senda ársreikninginn til stjórnar félagsins með athugasemdum sínum. Skal reikningurinn síðan, ásamt öðrum reikningum félagsins, lagður fyrir aðalfund til samþykktar. Þeir félagsmenn sem þess óska, geta fengið afhent eintak af ársreikningum daginn fyrir aðalfund.

Samþykktur ársreikningur félagsins, skal vera aðgengilegur á heimasíðu félagsins.

Styrkir úr sjóðum, sem tengjast félaginu, þ. á m. á grundvelli samninga félagsins við aðra aðila, skulu veittir eftir eðli verkefna í samræmi við markmið þeirra, óháð félagsaðild styrkþega. Styrkirnir skulu veittir á faglegum forsendum.

8.0. Starfsmenn.

Stjórn félagsins er heimilt að ráða starfsmenn til félagsins eða verktaka til sérverkefna og semja um kaup þeirra og kjör.

Hefur stjórn m.a. það eftirlitshlutverk að fylgjast reglulega með starfi og frammistöðu þeirra starfsmanna sem stjórna daglegri starfsemi félagsins.

Þess skal gætt að starfsmenn hafi ekki hagsmuna að gæta gagnvart úthlutunum og styrkveitingum félagsins. Upplýsa skal kjörna fulltrúa árlega um hvort einhverjir hugsanlegir hagsmunaárekstrar séu á milli starfsmanna og félagsins, hvort þeir sé í skuld við félagið og hvort og þá hversu miklar höfundaréttartekjur eða styrki þeir hafi þegið frá félaginu á s.l. ári.

9.0. Félagsgjöld.

Aðalfundur ákveður upphæð félagsgjalda félagsmanna með fulla aðild og aukaaðild fyrir hvert ár eftir tillögu stjórnar. Félaginu er heimilt að skuldajafna ógreidd félagsgjöld með tekjum sem félagsmaður á rétt á frá tekjustofnum félagsins samkvæmt úthlutunarreglum hvers árs.

Félagsgjaldið er fast árgjald og gjalddagi þess er 1. júlí ár hvert.

Á fyrsta stjórnarfundi hvers almanaksárs er lögð fram fjárhagsáætlun fyrir nýhafið almanaksár. Fjárhagsáætlun þessi með þeim breytingum, sem stjórnin gerir á henni, er grundvöllur tillögu stjórnar um félagsgjöld á næsta aðalfundi.

10.0 Skuldbindingar.

Formaður kemur fram fyrir hönd félagsins varðandi öll fjármál þess. Sé um málefni að ræða, sem er utan fjárhagsáætlunar og varða hagsmuni félaga skal formaður bera slík málefni undir stjórn.

Formaður skuldbindur félagið eða tveir stjórnarmenn í sameiningu. Meiri háttar ákvarðanir, sem varða fjárhagslega eða lagalega hagsmuni félagsmanna, skal stjórnin þó leggja fyrir félagsfund til samþykktar.

11.0 Varamenn.

Kjörnir fulltrúar skulu sjálfir bera ábyrgð á því að boða varamenn sína á fundi geti þeir ekki sótt fund. Komist varamaður ekki á fundinn er fulltrúa heimilt að veita öðrum fulltrúa umboð sitt til að sækja viðkomandi fund. Getur hver og einn fulltrúi einungis farið með umboð fyrir einn annan fulltrúa. Varamenn skulu boðaðir á stjórnarfundi í forföllum aðalmanna og er þá heimilt að boða þá með skemmri fyrirvara en gildir almennt um boðun stjórnarfunda. Ef ljóst er að aðalmaður í stjórn getur ekki sinnt skyldum sínum um lengri tíma eða segi hann af sér stjórnarmennsku áður en kjörtímabili hans lýkur, tekur varamaður sæti hans.

12.0. Gegnsæisskýrsla og starfsreglur.
Stjórn skal útbúa og birta gegnsæisskýrslu árlega samkvæmt ákvæðum höfundalaga.

Stjórn skal setja sér starfsreglur, sem kveða m.a. á um helstu verkefni stjórnar, gegnsæi, aðgang að upplýsingum, styrkveitingar og verkefni stjórnarformanns.

13.0. Rafrænar tilkynningar
Félagið skal að meginstefnu nota rafræn samskipti þegar um er að ræða tilkynningar, upplýsingagjöf, skjöl og annað nema félagsmaður sé mótfallinn slíku og tjái sig skriflega þar að lútandi.

14.0. Fjarfundur
Stjórn getur eftir aðstæðum ákveðið að fundir á vegum félagsins verði fjarfundir.

15.0. Aðild og meðferð kvartana

Með umsókn um aðild að félaginu og/eða móttöku úthlutunar án fyrirvara felur viðkomandi rétthafi félaginu að gæta hagsmuna sinna og innheimta greiðslur eins og þar er nánar kveðið á um.

Jafnframt skuldbindur viðkomandi félagsmaður og/eða rétthafi sig til að fylgja samþykktum félagsins og úthlutunarreglum eins og þær eru á hverjum tíma.

Félagsmaður getur sagt sig úr félaginu með skriflegri tilkynningu þar að lútandi. Uppsögnin tekur gildi við lok þess reikningsárs sem lýkur a.m.k. sex mánuðum eftir að uppsögnin berst félaginu.

Stjórn félagsins skal svara skriflega kvörtunum félagsmanna. Sé viðkomandi ósáttur við afgreiðslu erindis til félagsins getur hann vísað málinu til þriggja manna úrskurðarnefndar sem skipuð skal af stjórn. Nefndarmenn skulu vera óháðir og ekki sitja í stjórn félagsins.

16.0. Úrsögn.

Félagi, sem hættir framleiðslu á hljóðritum eða hljómplötum og á engin útgáfu- eða flutningsréttindi vegna slíkrar útgáfu eða missir rétt til útgáfu, skal tekinn af félagaskrá. Skal slíkt gert á stjórnarfundi. Ennfremur getur stjórnin vísað félaga úr félaginu, ef hann vinnur gegn hagsmunum þess eða vanefnir verulega skuldbindingar sínar við það. Ákvörðun stjórnar um brottrekstur úr félaginu má skjóta til aðalfundar, sé það gert skriflega innan tveggja vikna frá móttöku tilkynningarinnar.

17.0. Breytingar á samþykktum og slit félagsins.

Breytingar á samþykktum þessum eða slit á félaginu geta aðeins átt sér stað á aðalfundi, þar sem minnst 2/3 atkvæðisbærra félaga eru til staðar og ákvörðunin samþykkt með minnst 2/3 atkvæða mættra fundarmanna.

Sé tillaga samþykkt með 2/3 atkvæða mættra fundarmanna. en ekki er til staðar 2/3 atkvæðisbærra félaga, skal stjórn innan 3ja vikna kalla saman nýjan aðalfund með dagskrá, þar sem ákvörðunin telst löglega samþykkt, ef 2/3 atkvæða félaga eru því meðmæltir.

Þegar félagið er lagt niður ákveður aðalfundur hvernig eignum og skuldum skuli ráðstafað.

18.0. Gerðardómur.

Ágreining milli félagsins og félagsmanna þess ber að leggja fyrir gerðardóm en ekki almenna dómstóla.

Gerðardómurinn er skipaður 3 mönnum, og tilnefnir stjórn félagsins einn þeirra og sá eða þeir, sem ágreiningur er við annan. Í sameiningu tilnefna þeir þriðja mann, sem er formaður gerðardómsins og skal hann vera dómari eða lögmaður. Ef ekki næst samkomulag um formann. tilnefnir dómstjórinn í Reykjavík formann dómsins.

Mál skulu flutt skriflega fyrir gerðardóminum, nema í sérstökum tilvikum, þegar formaður dómsins fellst á munnlegan flutning.

Niðurstaða gerðardómsins er endanleg og bindandi, og verður ekki skotið til almennra dómstóla nema til þess að framfylgja niðurstöðu gerðardómsins. Um málsmeðferð að öðru leyti fer eftir lögum um samningsbundna gerðardóma nr. 53/1989.

Þannig samþykkt á auka aðalfundi FHF 15. mars 2021.

VIÐAUKI – SKÝRINGAR

3.1. i)

Hér er átt við alla rétthafa með beina aðild að félaginu. Ekki er átt við rétthafa utan aðildar og heldur ekki einungis félagsmenn með fulla aðild.

4.1.

Dæmi um útreikning atkvæðafjölda:

Félagsmaður x er einn af átta félagsmönnum með fulla aðild og hlaut 30% af öllum úthlutunum félagsins til félagsmanna með fulla aðild á síðastliðnu almanaksári. Þá skal reikna meðaltölu af:

a) ⅛*100 = 12,5 og b) 30. Félagsmaður x fær því 21,25 atkvæði af 100.

Félagsmaður y er einn af átta félagsmönnum með fulla aðild og hlaut 5% af öllum úthlutunum félagsins til félagsmanna með fulla aðild á síðastliðnu almanaksári. Þá skal reikna meðaltölu af:

a) ⅛*100 = 12,5 og b) 5. Félagsmaður y fær því 8,75 atkvæði af 100.

4.1. b.

Tekjur sem úthlutað er til félagsmanns í staðfestu umboði annars rétthafa skulu hér teljast sem úthlutun til félagsmanns.